Erstbelehrung beim Gesundheitsamt richtig in den Einstieg einbauen
Dieser Leitfaden führt vom Arbeitsangebot bis zur ersten Schicht durch den Vorgang. Er hilft dabei, die Bescheinigung rechtzeitig zu prüfen und den Tätigkeitsbeginn sauber zu dokumentieren.
Bei einer Kontrolle wird nicht nur gefragt, ob neue Mitarbeitende irgendwann eine Belehrung erhalten haben. Entscheidend ist die zeitliche Reihenfolge: Fällt die konkrete Aufgabe unter das Infektionsschutzgesetz, liegt die Bescheinigung vor, wurde die Arbeit fristgerecht aufgenommen und hat der Arbeitgeber bei Tätigkeitsbeginn belehrt? Gerade bei Aushilfen, Filialwechseln und kurzfristigen Einstellungen entstehen Lücken häufig zwischen Vertragsunterschrift und erster Schicht.
Dieser Leitfaden ordnet den Ablauf aus Sicht einer prüfenden Stelle. Er trennt die Erstbelehrung beim Gesundheitsamt von der Arbeitgeberbelehrung, der Hygieneschulung und der Unterweisung zum Arbeitsschutz. Für die Einordnung einzelner Pflichten hilft auch der Beitrag Belehrung, Hygieneschulung und Unterweisung unterscheiden. Die rechtliche Verantwortung des Betriebs bleibt dabei unabhängig davon bestehen, wer Termine organisiert oder Unterlagen ablegt.
Zuerst wird geklärt, ob die Tätigkeit unter § 43 IfSG fällt
Am Anfang steht nicht die Frage, welches Dokument bereits vorliegt, sondern welche Tätigkeit die Person tatsächlich ausüben soll. Paragraf 43 Absatz 1 Infektionsschutzgesetz, IfSG, erfasst Personen, die Tätigkeiten nach Paragraf 42 Absatz 1 Satz 1 IfSG ausüben. Gemeint sind gewerbsmäßige Tätigkeiten beim Herstellen, Behandeln oder Inverkehrbringen bestimmter Lebensmittel, sofern dabei ein Kontakt mit diesen Lebensmitteln besteht.
Die Lebensmittel sind in Paragraf 42 Absatz 2 IfSG aufgeführt. Dazu zählen unter anderem Fleisch, Geflügelfleisch und Erzeugnisse daraus, Milch und Erzeugnisse auf Milchbasis, Fische, Krebse oder Weichtiere sowie Erzeugnisse daraus, Eiprodukte, Säuglings und Kleinkindernahrung, Speiseeis und Speiseeishalberzeugnisse, Backwaren mit nicht durchgebackener oder durcherhitzter Füllung oder Auflage, Feinkost, Rohkost und Kartoffelsalat, Marinaden, Mayonnaisen, andere emulgierte Saucen, Nahrungshefen sowie Sprossen und Keimlinge zum Rohverzehr.
Auch die Küche ist ausdrücklich erfasst
Die Pflicht betrifft außerdem Personen, die in Küchen von Gaststätten und sonstigen Einrichtungen mit oder zur Gemeinschaftsverpflegung tätig sind. Deshalb ist in Restaurantküchen, Kantinen, Caterings und Bäckereibetrieben nicht allein die Berufsbezeichnung maßgeblich. Entscheidend sind Arbeitsplatz und tatsächliche Aufgaben.
- Eine Person, die belegte Backwaren vorbereitet, Speisen portioniert oder Salate anrichtet, ist regelmäßig im Anwendungsbereich.
- Eine Küchenhilfe kann erfasst sein, wenn sie bei der Speisenzubereitung oder beim Umgang mit den genannten Lebensmitteln eingesetzt wird.
- Bei rein administrativen Aufgaben ohne einschlägigen Lebensmittelkontakt ist die Erstbelehrung nach Paragraf 43 IfSG nicht allein wegen der Anstellung im Betrieb begründet.
- Bei Verkaufstätigkeiten ist zu prüfen, ob die Person unverpackte einschlägige Lebensmittel behandelt oder mit ihnen in Berührung kommt.
Diese Prüfung sollte vor der Einsatzplanung dokumentiert werden. Bei Mischaufgaben genügt es nicht, nur die Hauptfunktion im Vertrag zu lesen. Ist der Einsatz in Küche, Ausgabe oder Vorbereitung vorgesehen, sollte der Betrieb die Anforderungen vor der ersten entsprechenden Tätigkeit erfüllen. Für typische Konstellationen in Verkauf und Gastronomie bietet Paragraf 43 IfSG in Gastronomie und Verkauf eine weiterführende Praxiseinordnung.
Die Person erhält den Auftrag zur Belehrung beim Gesundheitsamt
Ist der Anwendungsbereich geklärt, braucht die einzustellende Person vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit eine Belehrung nach Paragraf 43 Absatz 1 IfSG. Diese Belehrung führt das Gesundheitsamt durch. Sie kann auch durch eine Ärztin oder einen Arzt erfolgen, die oder der vom Gesundheitsamt beauftragt ist.
Der Betrieb sollte der Person klar mitteilen, dass es sich um die Belehrung nach Paragraf 43 Absatz 1 IfSG handelt und dass anschließend eine Bescheinigung vorzulegen ist. Eine allgemeine Hygieneschulung des Betriebs ersetzt diesen Schritt nicht. Ebenso ersetzt eine spätere Arbeitgeberbelehrung die Erstbelehrung nicht.
Terminweg und Zuständigkeit vor Ort prüfen
Wie Termine gebucht werden, ob die Belehrung vor Ort oder digital angeboten wird, welche Unterlagen verlangt werden und welche Gebühren anfallen, kann je nach Gesundheitsamt und Bundesland unterschiedlich sein. Der Betrieb sollte daher keine einheitliche Verfahrensweise unterstellen. Verbindlich ist, dass die Belehrung von der zuständigen Stelle oder einer beauftragten Ärztin beziehungsweise einem beauftragten Arzt stammt.
Praktisch sinnvoll ist eine schriftliche Einstellungszusage mit einem klaren Arbeitsauftrag: Termin buchen, Belehrung wahrnehmen, Bescheinigung unverzüglich einreichen. Planen Sie die Person erst dann für einschlägige Lebensmittelaufgaben ein, wenn die Unterlage geprüft ist. Eine bloße Terminbestätigung belegt noch nicht, dass die Belehrung erfolgt ist.
Die Bescheinigung wird vor Arbeitsaufnahme geprüft
Nach der Belehrung erhält die Person eine Bescheinigung nach Paragraf 43 Absatz 1 IfSG. Sie bestätigt, dass die Belehrung erfolgt ist und dass der Person keine Tatsachen für ein Tätigkeitsverbot bekannt sind. Die Bescheinigung ist der Nachweis für die Erstbelehrung, nicht jedoch ein Freibrief für jede spätere Tätigkeit unabhängig von Krankheitssymptomen oder ärztlichen Feststellungen.
Die Dreimonatsfrist korrekt berechnen
Besonders wichtig ist das Ausstellungsdatum. Die Tätigkeit muss innerhalb von drei Monaten nach Ausstellung der Bescheinigung aufgenommen werden. Wird diese Frist überschritten, genügt die Erstbescheinigung für die erstmalige Arbeitsaufnahme nicht mehr. Dann ist die gesetzlich vorgesehene Belehrung erneut zu veranlassen, bevor die Person die erfasste Tätigkeit beginnt.
Prüfen Sie deshalb vor der Dienstplaneinteilung mindestens drei Punkte: den Namen der beschäftigten Person, das Ausstellungsdatum und die erkennbare Zuordnung zur Belehrung nach Paragraf 43 Absatz 1 IfSG. Bei Namensabweichungen nach einer Änderung des Familiennamens sollte die Personalakte die Identität nachvollziehbar zuordnen können. Unleserliche Kopien oder unvollständige Bildschirmfotos sind als Nachweis riskant.
| Prüffrage | Konsequenz für den Einsatz |
|---|---|
| Liegt eine Bescheinigung nach Paragraf 43 Absatz 1 IfSG vor? | Ohne Nachweis keine erfasste Lebensmittel oder Küchentätigkeit einplanen. |
| Liegt der erste Arbeitstag innerhalb von drei Monaten nach Ausstellung? | Die Aufnahme kann bei erfüllten weiteren Voraussetzungen erfolgen. |
| Ist die Frist vor dem ersten Einsatz abgelaufen? | Die Erstbelehrung muss vor Tätigkeitsaufnahme erneut organisiert werden. |
| Ist die Unterlage der richtigen Person zugeordnet? | Zuordnung vor Einsatz und Ablage in der Personalakte klären. |
Eine Kopie oder eine zulässige digitale Abbildung sollte so abgelegt werden, dass sie bei einer Prüfung rasch auffindbar ist. Das Original kann bei der beschäftigten Person verbleiben, sofern die Nachweisführung des Arbeitgebers gesichert ist. Maßgeblich sind außerdem die Anforderungen der zuständigen Überwachungsbehörde im Einzelfall.
Die Arbeitgeberbelehrung wird bei Tätigkeitsbeginn durchgeführt
Die Erstbelehrung durch das Gesundheitsamt ist nur der erste Teil. Nach Paragraf 43 Absatz 4 IfSG muss der Arbeitgeber die beschäftigte Person bei Aufnahme ihrer Tätigkeit belehren. Diese Belehrung muss mündlich erfolgen und die Beschäftigten insbesondere über die Tätigkeitsverbote nach Paragraf 42 Absatz 1 IfSG sowie über ihre Pflichten nach Paragraf 43 Absatz 2 IfSG informieren.
Der richtige Zeitpunkt ist der Tätigkeitsbeginn, nicht ein beliebiger Sammeltermin Wochen später. Eine Person, die bereits mit Lebensmitteln arbeitet, bevor die Arbeitgeberbelehrung erfolgt, ist nicht sauber in den gesetzlich vorgesehenen Ablauf eingebunden. Bei Schichtbeginn sollte die Belehrung daher als fester Freigabeschritt vorgesehen sein.
Mitteilungspflichten verständlich erläutern
Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber bestimmte Erkrankungen, Krankheitserscheinungen oder entsprechende ärztliche Feststellungen unverzüglich mitteilen, wenn daraus ein Tätigkeitsverbot folgen kann. Die Belehrung sollte nicht bei der bloßen Unterschrift enden. Erklären Sie anhand der betrieblichen Meldewege, wen die Person vor Schichtbeginn informiert und dass sie bei einschlägigen Symptomen nicht eigenmächtig Lebensmittelaufgaben aufnimmt.
Der Arbeitgeber muss die Belehrung anschließend mindestens alle zwei Jahre wiederholen. Diese Folgebelehrung ist von einer erneuten Erstbelehrung beim Gesundheitsamt zu unterscheiden. Ein Fristenkalender je Person verhindert, dass die Wiederholung wegen Filialwechsel, Elternzeit oder Saisonpause übersehen wird.
Hygiene und Arbeitsschutz folgen passend zum Arbeitsplatz
Die Pflichten nach dem IfSG erfassen nicht alle Qualifikations und Unterweisungsthemen des Arbeitsplatzes. Lebensmittelunternehmer müssen nach Anhang II Kapitel XII der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 sicherstellen, dass Personen, die mit Lebensmitteln umgehen, entsprechend ihrer Tätigkeit überwacht und in Fragen der Lebensmittelhygiene unterwiesen oder geschult werden. Umfang und Tiefe richten sich nach der konkreten Aufgabe.
Für eine Person an der Ausgabe sind etwa Händehygiene, Schutzkleidung, Allergeninformationen im jeweiligen Verantwortungsbereich, Temperaturvorgaben und die Trennung von reinem und unreinem Arbeitsbereich anders zu vermitteln als für eine Person in der Produktion. Der Betrieb sollte deshalb nicht nur einen allgemeinen Hygienebogen verteilen, sondern die Inhalte auf Arbeitsplatz, Produkte, Arbeitsmittel und betriebliche Abläufe beziehen.
Arbeitsschutz ist eine eigene Unterweisung
Nach Paragraf 12 Arbeitsschutzgesetz muss der Arbeitgeber Beschäftigte während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit unterweisen. Die Unterweisung ist bei Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit erforderlich. Sie muss an die Gefährdungsentwicklung angepasst und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden.
In Bäckereifilialen, Küchen und Caterings betrifft das beispielsweise Messer, Schneidmaschinen, heiße Oberflächen, Reinigungschemikalien, rutschige Böden, Lastenhandling und Notfallabläufe. Die IfSG Arbeitgeberbelehrung, die Hygieneschulung und die Arbeitsschutzunterweisung können organisatorisch am selben Tag stattfinden. Inhaltlich und dokumentarisch sollten sie jedoch klar unterscheidbar bleiben.
Die Personalakte erhält einen vollständigen Nachweisvermerk
Eine prüfende Stelle muss den Ablauf ohne Rätselraten nachvollziehen können. Legen Sie die Bescheinigung nicht nur in einen Sammelordner, sondern führen Sie pro Person einen eindeutigen Nachweisvermerk. Das ist besonders wichtig, wenn Personal zwischen Filialen wechselt oder Führungskräfte Unterweisungen vor Ort durchführen.
Diese Angaben gehören in den Vermerk
- Datum der Bescheinigung nach Paragraf 43 Absatz 1 IfSG,
- Datum der erstmaligen Tätigkeitsaufnahme im erfassten Bereich,
- Datum der Arbeitgeberbelehrung nach Paragraf 43 Absatz 4 IfSG,
- Name oder eindeutige Zuordnung der unterweisenden Person,
- Bestätigung der beschäftigten Person über den Erhalt und das Verständnis der Belehrung,
- Termin oder Fälligkeit für die nächste Arbeitgeberbelehrung.
Ergänzen Sie getrennte Nachweise für Hygieneschulungen und Arbeitsschutzunterweisungen, jeweils mit Anlass, Inhalt, Datum, unterweisender Person und Bestätigung der teilnehmenden Person. Häufige Schwachstellen entstehen, wenn nur unterschriebene Listen vorliegen, aber weder Inhalt noch Bezug zum Arbeitsplatz erkennbar sind. Der Beitrag sechs Dokumentationsfehler bei Belehrungen vermeiden zeigt, welche Lücken sich vor einer Kontrolle gezielt schließen lassen.
Den Einstieg rechtssicher steuern und Nachweise früh bündeln
Der belastbare Ablauf lautet: Anwendungsbereich prüfen, Erstbelehrung durch Gesundheitsamt oder beauftragte Ärztin beziehungsweise beauftragten Arzt organisieren, Bescheinigung und Dreimonatsfrist vor dem Einsatz prüfen, Arbeitgeberbelehrung bei Tätigkeitsbeginn durchführen und anschließend Hygiene sowie Arbeitsschutz arbeitsplatzbezogen unterweisen. Erst die nachvollziehbare Verbindung dieser Schritte macht den Personaleinsatz für den Betrieb und bei einer Kontrolle plausibel.
Das Belehrungsbuch für den Überblick über Belehrungen, Unterweisungen, Fristen und Unterschriften kann diese Nachweise pro Person bündeln. So ist auf einen Blick sichtbar, welche Belehrung und welche Unterweisung vorliegt, wann sie ausläuft und wer sie unterschrieben hat. Wenn Sie eine Vorführung oder frühen Zugang wünschen, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. Fachlich eingeordnet wurde dieser Leitfaden durch den Autor des Belehrungsbuch Magazins.
